Что нужно знать о бизнес-карте и как ее оформить

Когда оплачиваете рабочие расходы личной карты, учет запутывается, а бухгалтерия тратит часы на разбор чеков. Бизнес-карта решает эту проблему: расходы распределяются по категориям, лимиты защищают бюджет, а все операции фиксируются автоматически.

Что такое бизнес-карта

О том, как заключить соцконтракт на развитие бизнеса, читайте здесь.

Главное отличие от обычной карты — назначение. Личная карта работает с деньгами владельца, бизнес-карта — со средствами компании или ИП.

Банки позволяют ставить лимиты, ограничивать категории расходов, выдавать карты сотрудникам и отслеживать операции в реальном времени. Это облегчает учет и исключает смешивание личных и корпоративных трат.

Виды

По задачам:

• Универсальная карта подходит для любых расходов: закупок, аренды, услуг, командировок, подписок.

• Карта с ограничениями работает для конкретных расходов — например, только для АЗС, топлива или командировок. Подходит, когда картами пользуются сотрудники.

В приложении или личном кабинете видно операции, можно настраивать лимиты по сумме, числу платежей и категориям расходов, чтобы контролировать траты сотрудников.

Для чего она нужна

Представим Сергея, владельца строительной фирмы. Он оплачивает материалы для объекта бизнес-картой.

Это помогает разделить личные и рабочие траты. Сотрудники тоже используют ее для рабочих покупок. Менеджер поехал к клиенту, заселился в гостиницу, оплатил проживание бизнес-картой — Сергей сразу видит эту оплату в интернет-банке.

Карта усиливает контроль. Сергей ставит лимит 200 000 ₽ и разрешает тратить только в категории «строительные магазины». Сотрудники закупают материалы, но не тратят деньги на что-то лишнее.

С картой проще закрывать срочные задачи. Например, у рабочих закончился крепеж — Сергей заехал к поставщику и сразу купил партию, не ожидая переводов и согласований.

Банк, в котором у Сергея открыт счет, подключил бонусную программу. За пополнение рекламного баланса в Яндекс Директ начисляют кэшбэк 3%. Все операции сразу фиксируются у бухгалтера.

Бизнес-карта ускоряет решения. Например, когда поставщик предлагает выгодную партию кирпича в ограниченном количестве — Сергей сразу оплачивает ее картой и забирает товар, пока это не сделали конкуренты.

Получите кредит для ИП на развитие бизнеса без отказа, чтобы выйти на новые рынки или открыть инновационное производство.

Что можно оплачивать бизнес-картой

Бизнес-карта подходит для любых расходов, которые связаны с деятельностью ИП или ООО.

Товары и услуги. По карте оплачивают канцтовары, расходные материалы, упаковку, оборудование, сырье и другие покупки.

Командировки. Сотрудники оплачивают билеты, бензин, гостиницы, транспорт и другие траты во время рабочих поездок.

Онлайн-платежи. Бизнес-картой удобно оплачивать подписки, рекламные кампании, CRM-системы, сервисы аналитики и другое ПО.

Регулярные платежи. По карте можно платить за аренду, коммунальные услуги, связь и интернет.

Снятие наличных. Если тариф позволяет, карту используют для снятия наличных на хозяйственные нужды.

А что нельзя

Бизнес-карта упрощает расчеты, но если ее использовать для всего подряд, это приведет к путанице в учете и вопросам от банка и налоговой.

Личные покупки. Бизнес-карта — только для расходов компании. Личные траты смешивают финансы и нарушают учет. К ним относятся покупки одежды и продуктов для дома, бытовой техники, рестораны и развлечения, отпуск и персональный досуг.

Зарплаты и персональные выплаты. Зарплаты, отпускные и больничные перечисляют только с расчетного счета. Если переводить их по бизнес-карте, операции выглядят как обычные покупки или снятие наличных.

Личные расходы под видом рабочих. Иногда хочется провести личную покупку «на бизнес», но это ошибка. Например: подарки друзьям и родственникам за счет компании, оплата обучения или услуг, которые не связаны с деятельностью.

Рабочие расходы без документов. Даже если покупка связана с делом, без чека или накладной ее сложно подтвердить. Например, предприниматель покупает расходники на рынке, но не берет чек — бухгалтерия не докажет назначение расхода.

Как получить бизнес-карту

1. Откройте интернет-банк и найдите раздел «Карты для бизнеса». Выберите тариф, который подходит: посмотрите стоимость обслуживания, лимиты и бонусы. Часто первый месяц предлагают бесплатно.

2. Выберите счет и заполните контакты. Затем определитесь с форматом карты: дебетовая или кредитная, виртуальная или пластиковая. Обычно банк уже знает данные ИП или ООО, поэтому для заявки не запрашивает документы.

3. Виртуальная карта сразу появляется в приложении. Пластиковую доставит курьер или заберете в офисе банка. После активации ее не нужно отдельно привязывать к счету.

Читайте также: «Как получить кредит на бизнес без отказа?»

4. Перейдите в настройки. Выберите лимиты по сумме и видам расходов, а при необходимости выдайте карты сотрудникам. Для каждого установите свои правила. Уведомления об операциях помогут отслеживать платежи.